มาดูสรุปเนื้อหาตอนที่ 1 กันก่อนนะคะ
1.การอธิบายให้ลื่นไหลมีอยู่ 2 ประการได้แก่ อธิบายจากใหญ่ไปหาเล็ก และเลือกคำเกริ่นนำและคำเชื่อมไว้ล่วงหน้า
2.คนที่ทำงานเก่งคือคนที่ทำอะไรแต่เนิ่นๆเสมอ เวลาเกิดปัญหาถ้าบอกคนอื่นแต่เนิ่นๆจะแก้ปัญหาได้ทันท่วงที
3.เวลาจะเข้าไปคุยงานกับหัวหน้าตอนที่หัวหน้ายุ่งอยู่ให้ใช้คำว่าขอเวลา หนึ่งหรือสามนาที
4.การใช้คำให้ตรงกันเป็นหัวใจของการคุยงานและทำให้อีกฝ่ายรู้สึกเกิดอารมณ์ร่วม
5.ระดับความรู้ที่คุณมีกับที่ผู้ฟังมีไม่เท่ากัน คุณต้องเริ่มอธิบายจากความเป็นมาและภาพรวมก่อนทุกครั้ง ถ้าผู้ฟังไม่รู้ข้อมูลให้อธิบายให้ผู้ฟังทราบก่อนทุกครั้ง
6.พูดคำว่าอันดับแรก จากนั้นพูดคำว่าอันดับต่อไปดีกว่าพูดคำว่าก่อนอื่น
7.เรียงลำดับ โดยใช้การไปพบ==>โทรศัพท์==>ส่งอีเมล์
8.ถ้าไม่มีจุดมุ่งหมายของการประชุมร่วมกันก็ไม่ต้องจัดการประชุม
9.ตัดสินเลยว่าวันนั้นเป็นการประชุมแบบระดมสมอง(ช่วยกันคิดไอเดีย)หรือเป็นการประเมิน(นำไอเดียที่ได้มาประเมิน)
10.วางแผนการประชุมล่วงหน้าและจัดลำดับความสำคัญตามความเร่งด่วน
11.ตำแหน่งของการประชุมสำคัญ ตำแหน่งไวท์บอร์ดคือตำแหน่งที่ผู้นำควรนั่งใกล้,ตำแหน่งตรงข้ามส่วนมากจะประชันกันส่วนตำแหน่งข้างๆไม่เกิน 1.5 เมตร คือระยะเป็นมิตร
12.ถ้ามีผู้ประชุมจำนวนมากคุณต้องพูดสรุปก่อนแล้วค่อยกล่าวเสริม วิธีนี้เรียกแอนตี้ไคลแม็กซ์ ใช้ได้ผลดีในกรณีมีเวลาไม่มากหรืออีกฝ่ายไม่ค่อยให้ความสนใจ
13.ใช้กระดานไวท์บอร์ดสรุปประเด็นเพื่อหลีกเลี่ยงสงครามน้ำลาย
14.ผู้ฟังสามารถควบคุมการประชุมได้โดยการพยักหน้าเห็นด้วยกับผู้จัดการประชุมเป็นช่วงๆ เทคนิคนี้เรียกฟีดแบ็ค สามารถใช้ล้วงข้อมูลได้ การส่งฟีดแบ็คคือควรอยู่ในระดับเกินจริงเล็กน้อย
15.หลังการประชุมกำหนดผู้รับผิดชอบงานว่าให้เขาทำอะไรและทำถึงเมื่อไร
16.ต้องส่งรายงานการประชุมในวันประชุม
17.หากคุณได้รับมอบหมายให้ทำรายงานการประชุมให้ทำให้เร็วที่สุดเพราะเดี๋ยวคุณจะลืม
18.การดึงดูดความสนใจจากผู้รับอีเมล์ เช่น เขียนหัวข้ออีเมล์ว่า กรุณาตอบกลับและ ด่วน
19.ควรระบุชื่อในอีเมล์ไปเลยแม้จะเป็นการส่งหลายๆคน และใช้คำเรียกคุณแทนการเรียกชื่อตำแหน่ง
20.ใช้ bcc ในกรณีที่ไม่ต้องการให้มีคนตอบ reply all หรือปกปิดเจตนาที่แท้จริงรวมไปถึงหลีกเลี่ยงการแสดงรายชื่อคนรับ
ไว้สรุปจบจะมาให้คะแนนกับแสดงความคิดเห็นหลังอ่านค่ะ
